年末年始に外国人社員の両親を日本に呼ぶとき｜会社が身元保証人になる前に知っておくこと

「年末年始に両親を日本に呼びたいので会社に身元保証人になってほしい。」外国人社員からこんな相談を受けることがあります。

親を日本に呼ぶときは国籍によっては、親が自分の国にある日本の大使館や総領事館(在外公館)で「短期滞在」のビザ(査証)を申請します。
そのとき日本側から「招へい理由書」や「身元保証書」を送ることがあります。
会社が身元保証人になるのは、この「身元保証書」に会社名で署名するということです。

この記事では外国人を雇う会社の担当者に向けて、外務省の案内をもとに次の点を整理します。

• 両親の来日でできること、できないこと
• 書類を誰が用意するか
• 会社が身元保証人になると何を保証するのか

必要な書類は両親の国籍や住んでいる国で変わります。
この記事では共通する考え方を中心に説明します。
実際に用意するときは外務省が国籍ごとに公開している提出書類の一覧表を必ず確認してください。

親族を訪ねる来日は、在留資格「短期滞在」の対象です。
外務省の案内では親族や知人などを、滞在期間90日以内で報酬を支払わずに招へいする場合が短期滞在に当たるとされています。

短期滞在で来日した両親は、日本で収入を得る活動や報酬を受ける仕事はできません。
「せっかく来たのだから、年末の繁忙期だけ店を手伝ってもらう」ということができない点を会社側も頭に入れておく必要があります。

また、90日を超えて滞在したい場合や、報酬を受ける活動をする場合は短期滞在ではなく別の手続が必要になります。

書類を準備する前に両親の国籍でビザが必要かどうかを確認します。
短期滞在のビザが免除されている国・地域もあり、その場合は在外公館でのビザ申請自体がいりません。
免除の対象や条件は変わることがあるため外務省の最新の案内で確認してください。

ビザが必要な場合も、必要な書類は国籍ごとに違います。
たとえば外務省の中国国籍向けの案内には、日本に住む外国人が招へい人・身元保証人になる場合の条件が別に書かれています。「前に同僚がこの書類で呼べたから大丈夫」とは考えず、両親の国籍の一覧表を毎回確認するのが安全です。

書類は日本側(招へい人・身元保証人)と、国の両親(ビザの申請人)で分担して用意します。
外務省の国籍別一覧表(フィリピン・中国・ロシアなど)をもとに共通する形をまとめると次のとおりです。

身元保証書が必要になるのは主に日本にいる側が旅費や滞在費を出す場合です。
ただし外務省のFAQでは、申請人本人が費用を出す場合でも国籍によっては身元保証書が必要なことがあるとされています。

また、招へい人と身元保証人が同じ人でも構いません。
その場合、招へい理由書の招へい人欄は「省略」と書けると案内されています。
社員本人が招へい人と身元保証人を兼ねる形がもっとも分かりやすい形です。

身元保証人が保証するのは、「滞在費」「帰国旅費」「法令の遵守」の3つです。
外務省の身元保証書の様式にもこの3項目が並んでいて、1項目でも欠けると書類不備になるとされています。

その責任の重さについて、外務省のFAQは次のように説明しています。
身元保証人は、申請人の日本での滞在が適法に行われることを在外公館の長に保証する人で、その責任は法的な責任ではなく「道義的責任」だとされています。

「道義的責任」とは法律で強制される義務ではなく、約束した以上は果たすべきものという意味です。

そのため会社が身元保証人を引き受ける前に、次の点を確認しておくことをおすすめします。

• 滞在費や帰国旅費を実際に誰が支払うか(会社が保証するのに社員が全額払うなど、書類と実態がずれないように)
• 滞在予定表の日程と帰国予定日を会社も把握しているか
• 社内でだれが承認し、どの役職の名前で署名するか
• 他の社員から同じ相談があったときに同じ基準で対応できるか

社員本人が身元保証人になる場合は支払う力(資力)を示す書類が求められます。
例えば外務省のフィリピン国籍向けの一覧表では、次のいずれか1点以上とされています。

• 直近の総所得が分かる課税(所得)証明書(市区町村が発行)又は納税証明書(様式その2、税務署が発行)
• 預金残高証明書

会社が発行する源泉徴収票は、支払う力を示す書類としては使えないとされています。
社員から「源泉徴収票をもう一度出してほしい」と頼まれたときは、課税証明書のことではないかを一緒に確認すると親切です。

招へい人が外国人の場合は、在留カードの表裏の写し、住民票(マイナンバーと住民票コード以外は省略しないもの)、旅券の写しも求められます(フィリピン国籍向け一覧表)。
住民票や課税証明書は発行から3か月以内のものが必要です。

年末年始に間に合わせるには書類を国の両親へ送る時間も含めて逆算することが大切です。
外務省は具体的な「何日前」という目安は示しておらず、「旅行の予定が決まったらなるべく早めに申請」するよう案内しています。

流れは次のとおりです。

1. 日本側:両親の国籍の一覧表を確認し、招へい理由書・滞在予定表・身元保証書などをそろえる
2. 日本側:そろえた書類を、郵送またはメールで両親に送る(外務省や在外公館に直接送るのではない)
3. 両親:住んでいる地域を管轄する在外公館(国によっては代理申請機関)で申請する
4. 在外公館:問題がなければ、申請受理の翌日から5業務日が標準の処理期間。追加書類や面接などがあると、数週間から数か月かかることもある
5. 両親:ビザを受け取り来日する

標準の処理期間は5業務日ですが、書類の郵送や追加書類の可能性もあるため、年末年始の来日なら早めに書類をそろえ始めるのが安心です。
年末は在外公館や日本の役所が休みになる日もあるため、申請先の休館日もあわせて確認してください。

Q1. 書類はコピーでもよい？
日本側で用意する書類は写しでも提出できると案内されています。
ただし、在外公館が必要と判断した場合は原本を求められることがあります。

Q2. ビザが下りなかったら理由を教えてもらえる？
外務省の一覧表では、ビザを出さなかった理由には回答しないとされています。
書類をすべてそろえても必ずビザが出るわけではありません。

Q3. 招へい理由書の「目的」は「親族訪問」と書けばよい？
外務省の様式の注意では、「親族訪問」のような抽象的な書き方ではなく、具体的に書くよう案内されています。
たとえば「年末年始に日本で働く息子の生活を見て、一緒に過ごすため」など、何をするために来るのかが伝わる書き方です。

Q4. 相談できる公的な窓口は？
国内では外国人在留支援センター(FRESC)の「外務省ビザ・インフォメーション」(平日9時～17時、0570-011000)があります。

外国人社員の両親を年末年始に日本へ呼ぶときは「短期滞在」での来日になります。
90日以内で日本で報酬を受ける活動はできません。
必要な書類は両親の国籍で変わるため、最初に外務省の国籍別の一覧表を確認します。

会社が身元保証人になると、滞在費・帰国旅費・法令の遵守の3つを保証することになります。
その責任は法的責任ではなく道義的責任とされていますが、書類と実際の費用負担がずれないように、社内で役割を決めてから引き受けましょう。

社員本人が招へい人と身元保証人を兼ねる場合は、課税証明書などの支払う力を示す書類を区役所・市役所で取得します(源泉徴収票は不可)。標準の処理期間は5業務日ですが、郵送や追加書類の時間も見込んで、早めに準備を始めることが年末年始に間に合わせる一番のポイントです。