特定技能の事前ガイダンスとは？松戸市の受入れ企業が実施前に整理したいこと

特定技能外国人を初めて受け入れる会社からすると、事前ガイダンスは負担の大きい業務に見えるかもしれません。

説明する項目は多く、外国人本人が理解できる言語で説明する必要があります。
そのため通訳担当者が毎回同じ内容を説明し、そのたびに長時間拘束されるのが現状です。

そこで、説明資料を渡すだけにしたり、録画した動画に置き換えたりできないかと考える方もいるでしょう。
運用要領上では、事前ガイダンスは対面またはテレビ電話などにより、本人であることを確認したうえで実施するとされており、文書の郵送や電子メールの送信だけで終わらせることはできません。

あくまで事前ガイダンスの目的は、決められた文章を読み上げることではなく、外国人本人が仕事内容や賃金、日本での生活、受けられる支援などを理解し、分からない点を確認できる状態にすることです。

説明したつもりでも、本人が「手取り額だと思っていた」「寮費は会社が負担すると思っていた」「勤務地が変わるとは聞いていない」と受け取っていれば、入社後の不信感につながります。

この記事では、松戸市で1号特定技能外国人を受け入れる会社に向けて、事前ガイダンスの位置づけ、実施前の準備、当日の進め方、専門家や登録支援機関へ相談する意味を分かりやすく説明します。

事前ガイダンスは、1号特定技能外国人に対して行う義務的支援の一つです。

運用要領によれば事前ガイダンスの実施は特定技能雇用契約の締結時以前に行うことが望ましいとの記載があります。

採用面接の途中で労働条件を説明していても、それだけで事前ガイダンスが完了したと考えるのは危険です。
契約前には、勤務地、給与、住居、支援方法などが確定していないことがあるからです。

受入れ企業が自社で支援を行う場合は会社が事前ガイダンスを実施し、登録支援機関へ委託する場合はその登録支援機関が実施します。

なお、「人材紹介会社が説明してくれたから大丈夫」とは限りません。
最終的に外国人がガイダンスの内容を理解しているかが重要になります。

事前ガイダンスを始め前に、何をどう伝えるか整理します。

仕事内容、勤務場所、勤務時間、休日、報酬、控除される費用、住居、入国時の送迎、相談窓口などが曖昧なままでは、通訳担当者も正確に説明できません。

特に注意したいのが、「求人票」「雇用契約書」「支援計画」「本人への口頭説明」の内容がずれている状態です。

たとえば、求人票には松戸市内の事業所勤務と書いてあるのに、面接では近隣市への異動があると説明していた場合、本人がどこまで理解しているか分かりません。
また、基本給とは別に固定残業代が含まれる場合や、社宅費・水道光熱費を給与から控除する場合も、金額と仕組みを分けて説明する必要があります。

本当に理解しているか適宜質問時間を設けることも大切です。

事前ガイダンスは、特定技能外国人が十分に理解できる言語で行います。
ここでいう「理解できる」とは、給与の控除、契約解除、在留手続、保証金、相談窓口など、普段あまり使わない言葉の意味まで理解できる必要があります。

通訳を入れる場合は、当日になって日本語の資料をその場で訳してもらうだけでは負担が大きくなりますので、事前に次の資料を共有しておくと説明のズレを減らせます。

• 雇用契約書と労働条件通知書
• 実際に担当する仕事内容
• 給与から控除される費用
• 住居と通勤方法
• 支援担当者と相談窓口
• 当日に使用する説明資料

専門用語を直訳しても、意味が伝わらないことがあります。
説明後には、単に「分かりましたか」と聞くだけではなく、「毎月の給与から何が引かれますか」「困ったときは誰に相談しますか」のように、本人の言葉で答えてもらう方法が有効です。

事前ガイダンスでは、仕事内容や労働条件のほか、日本で行える活動、入国・在留の手続、保証金や違約金に関すること、受けられる支援など、複数の事項を説明します。

必要な説明項目は、出入国在留管理庁の最新の運用要領と「事前ガイダンスの確認書」を基に整理してください。

項目を読み上げるだけでは本人が自分の生活に置き換えにくいことがありますので、次のように実際の場面を添えると理解しやすくなります。

例えば「相談窓口があります」と説明するだけでなく、仕事の指示が分からないとき、給料の内容に疑問があるとき、病院へ行きたいときに、誰へどの方法で相談するのかを伝えます。
他には住居から勤務先までの経路、最寄り駅、早朝・深夜勤務時の移動方法も確認します。

松戸市は、外国人向け生活ガイドを複数の言語で公開し、市役所に多言語の外国人相談窓口を設けています。
こうした地域の公的情報を補足資料として案内すれば、来日後に本人が自分で情報を探しやすくなります。

ただし、松戸市の資料を見せるだけで、支援計画に基づく会社側の説明や支援が終わるわけではありません。
あくまで地域情報は、必要な説明を理解しやすくするための補助として使います。

出入国在留管理庁の運用要領では、本人が事前ガイダンスの内容を十分に理解するためには、少なくとも3時間程度行うことが必要と示されています。

しかし、単に3時間話し続ければ要件を満たすわけではありません。

担当者が同じ原稿を毎回最初から最後まで読み、本人はほとんど質問しない。
この状態では説明した記録は残っても理解できているかは分かりませんし、説明担当者と通訳者の負担も大きくなります。

そこで、同じ内容を説明するのであれば録画やAIツールで代替できないかと考える方がいるかもしれません。
しかし、要領上は対面またはビデオ通話などで相互にやり取りできることが求められているため、動画やAIはあくまで補助として設計するのが安全です。