特定技能外国人が定期面談を拒否したら？本人の申出・未実施記録・オンライン面談の確認点

1号特定技能外国人との定期面談を予定したところ、「面談は必要ない」「仕事が忙しいので受けたくない」と断られることがあります。
こちらからの連絡に返信がない、日程調整を何度も先延ばしにされるといったケースもあるでしょう。

このとき注意したいのは、本人が断ったという事実だけで、定期面談を実施しなくてもよいと判断しないことです。
定期面談には仕事や生活上の困りごとだけでなく、労働関係法令への違反や人権侵害が起きていないかを継続的に確認する役割があります。
面談を拒む背景には、言葉の不安、上司への遠慮、面談への誤解などが隠れている可能性もあります。

この記事では出入国在留管理庁が公表する運用要領等を前提に、定期面談を断られた場合の確認手順を受入れ企業・登録支援機関の実務に沿って整理します。
制度や様式は改定されることがあるため実際の対応時には最新の公表資料も確認してください。

1号特定技能外国人に対する支援では「支援責任者または支援担当者が、本人とその監督的立場にある者の双方に対し、3か月に1回以上の頻度で面談すること」とされています。

本人との面談は単なる近況確認ではありません。
雇用条件と実際の働き方に違いがないか、職場で不当な扱いを受けていないか、生活上の支障が生じていないかなどを確認する機会です。
法令違反などを把握した場合には、関係する行政機関への通報が必要となることもあります。

そのため「本人が面談を希望していない」という理由だけで面談を実施しない場合注意が必要です。
本人の申出があったことと、定期面談という支援項目をどのように実施するかは、切り離して考える必要があります。

面談に応じない理由を確認すると、日程・言語・場所などの条件が合っていないことがあります。
「拒否」と記録する前に、本人が何に抵抗を感じているのかを具体的に確かめましょう。

本人に理由を尋ねる際は、回答を強要するのではなく、希望する言語・日時・実施方法を選べるようにすることが大切です。
一度返信がなかっただけで「拒否」と決めつけることは危険です。

外国人本人が面談を断る理由の一つに「話した内容がそのまま会社へ伝わり、不利益を受けるのではないか」という不安があります。
特に支援担当者と会社の担当者が同じ場合や、過去の面談に上司が同席していた場合は本音を話しにくくなることがあります。

面談を依頼するときは少なくとも次の点を本人が理解できる言語で説明すると誤解を減らしやすくなります。

• 定期面談は1号特定技能外国人への支援として行うこと
• 仕事、生活、健康、人間関係などの状況を確認すること
• 本人と監督的立場にある者への面談は別々に行うこと
• 法令違反や重大な問題が疑われる場合は必要な対応を取ること
• 通訳が必要な場合は手配できること

「形式だけなので、ここに署名してください」と説明して済ませるのは適切ではありません。
面談を実施していないのに、実施済みのような記録を作ることも避けるべきです。
面談の目的を理解してもらい、本人が話せる条件を整えることが大切です。

出入国在留管理庁の運用要領では面談の相手が同意している場合、テレビ電話など互いの表情を確認しながら会話できる方法によるオンライン面談も認められています。
ただし、オンライン面談を一方的に指定するのではなく、本人の同意を確認することが前提です。

また、職場の共有スペースから参加させると周囲を気にして話せない可能性があります。

オンラインで実施する場合は、次の条件を整えておくとよいでしょう。

• 本人がオンラインでの実施に同意している
• 双方が顔を見ながら会話できる
• 本人が周囲を気にせず話せる場所を確保できる
• 通訳が必要な場合に対応できる

オンライン面談の結果、職場での圧力や本人の安全に関わる問題が疑われる場合はオンラインだけで終わらせず、対面での確認や関係機関への対応を検討する必要があります。

面談が予定どおり実施できなかった場合は「本人拒否」と一言だけ残すのではなく、いつ、誰が、どのような方法で依頼し、本人がどのように答えたかを具体的に記録します。
本人の申出により支援を実施しなかった場合も、その申出を記録し、保存することが重要です。

記録しておきたい項目は次のとおりです。

記録は後から帳尻を合わせるためのものではなく、本人の状況を把握し、どのように実施へつなげようとしたかを示す資料です。
本人に署名を求める場合も内容を理解できる言語で説明し、無理に署名させない配慮が必要です。